Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, việc viết Email không còn quá xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên, việc soạn thảo một Email tiếng Anh đầy đủ và chuyên nghiệp trong công việc thì không phải ai cũng làm được. Làm thế nào để viết một email bằng tiếng Anh?
Trong bài viết này, Tailieuielts.com sẽ cung cấp đến các bạn cách viết Email bằng tiếng Anh và sách hướng dẫn viết Email chi tiết.
Nội dung chính
1. Viết email bằng tiếng Anh để làm gì?
Có thể việc viết Email bằng tiếng Việt đã quá quen thuộc với chúng ta, nhưng nếu làm việc trong môi trường sử dụng tiếng Anh thì chúng ta phải viết email bằng tiếng Anh. Việc sử dụng Email bằng tiếng Anh có thể được sử dụng trong một số trường hợp như:
- Trong môi trường học thuật sử dụng tiếng Anh.
- Làm việc cho một công ty nước ngoài.
- Giao lưu với bạn bè nước ngoài.
- Vấn đề du học.
- Trao đổi công việc với các đối tác nước ngoài,….
Trên đây chỉ là một số trường hợp phổ biến mà chúng ta sử dụng để viết Email bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, phong cách của Email tiếng Anh sẽ khác với email tiếng Việt. Vì vậy, việc trang bị cho mình những kiến thức về các mẫu thư và cách viết email bằng tiếng Anh là vô cùng cần thiết.
>>> Xem thêm: 5+ bài mẫu viết email bằng tiếng anh gửi cho bạn hay nhất
2. Cách viết email bằng tiếng Anh
Cấu trúc của một Email thông thường
- Greeting (Chào hỏi)
- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
- Introduction (Giới thiệu)
- Main point (Nội dung chính)
- Concluding sentence (Kết thúc email)
- Signing off
2.1. Greeting (chào hỏi)
Một email thông thường sẽ bắt đầu bằng lời chào, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để chào trong email.
- Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư là một mối quan hệ lịch sự, chúng ta nên sử dụng các chức danh như Mr. (nếu tên của người nhận được biết).
- Dear Sir / Madam (nếu tên người nhận không xác định).
- Thank you for your email on April 1st.
- It was my pleasure meeting you at the conference last week.
Ví dụ: Dear Mrs. Price
- Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận mật thiết hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó trong lời chào. Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….
- Nếu bức thư có nội dung về một người quen hoặc một yêu cầu gặp mặt và bạn không có thông tin về người nhận, bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”.
2.2. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
Tiếp theo là Opening comment, thường là những câu hỏi về tình hình sức khỏe hoặc hiện tại của người nhận.
- How are you?
- How are things?
Nếu nội dung của bức thư là một thư trả lời, thì nó phải bắt đầu bằng từ ““thanks”.
Ví dụ:
- Khi ai đó gửi email bày tỏ sự quan tâm đến công ty của bạn, chúng ta có thể viết:
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).
- Khi ai đó trả lời thư bạn đã gửi cho họ:
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp).
Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp).
Những câu cảm ơn trên đây sẽ khiến người đọc cảm thấy thoải mái hơn và cảm thấy lời mở đầu mang ý nghĩa lịch sự.
Trong trường hợp bức thư không dựa trên phản hồi, sẽ lịch sự khi bắt đầu bằng lời chào:
- I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe).
- I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
2.3. Introduction (Giới thiệu)
Phần tiếp theo của email là Introduction. Ở phần này sẽ chỉ rõ lý do tại sao viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà có những cách mở khác nhau. Bạn có thể bắt đầu bằng câu sau: I am writing to + verb…
Không được sử dụng I’m trong email vì trong văn bản chính thức, chúng ta không sử dụng từ viết tắt.
- I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
- I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
- I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
- I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu….)
Đối với quan hệ xã giao, ta nên dùng câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp dùng cho quan hệ thân thích.
I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
Bạn cũng có thể sử dụng các từ cho cấu trúc trên I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Đối với nhiều cách viết khác nhau, chúng ta có thể sử dụng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, nếu không quá trang trọng, bạn có thể sử dụng “I just want to…”
*Lưu ý: rằng các câu trong phần này phải thật ngắn gọn và rõ ràng vì chúng nằm ở phần đầu của email.
>>> Tham khảo: Tài liệu + sách luyện viết tiếng Anh từ cơ bản đến nâng cao
2.4. Main point (Nội dung chính)
Những bước giúp thành thạo cách viết email bằng tiếng Anh
Đến phần main point, vì đây là một email nên chúng ta cần đặt vấn đề ngắn gọn và súc tích nhất có thể.
Nếu bạn muốn giải quyết các vấn đề tế nhị như từ chối một đề nghị hoặc thông báo cho một nhân viên rằng anh ta đã bị chấm dứt hợp đồng, hãy viết nó trong các đoạn sau thay vì ở đầu thư. Dưới đây là một số cách để thông báo những tin tức như vậy:
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
- I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
Khi bạn viết thư cho họ, bạn muốn đề cập đến các chủ đề đã thảo luận trong bức thư trước, hãy sử dụng các mẫu câu sau:
- Further to our conversation, I am pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biết về…)
- I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)
2.5. Concluding sentence (Kết thúc email)
Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu concluding sentence để kết thúc email như sau:
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
- Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư).
- Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
- Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
- Các bạn có thể dùng các câu concluding sentence để kết thúc email như sau:
- If you would like any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).
- Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”
2.6. Signing off
Phần cuối cùng “signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:
Trường hợp không trang trọng:
- Best,
- Best wishes,
- Regards,
- Take care,
- Bye,
Trường hợp trang trọng:
- Best regards,
- Warm regards,
>>> Xem ngay: Hướng dẫn viết thư tiếng Anh theo chủ đề và 20 bài mẫu
3. Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
Trình bày lý do viết email
Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:
I am writing to you on behalf of… (Tôi thay mặt…viết email này để…)
Further to…/ With reference to… (Liên quan đến việc…)
Might I take a moment of your time to… (Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác).
I am writing to you regarding…/ in connection with… (Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)
>>> Xem thêm: Mẫu viết Email bằng tiếng Anh B1 và gợi ý chi tiết cách viết
Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu
Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email công việc bằng tiếng Anh, các đề xuất và yêu cầu trong email cần lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Dưới đây là bốn mẫu câu phổ biến:
Would you mind…? / Would you be so kind as to…? (Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…)
We are interested in…and we would like to… (Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…)
I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… (Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…)
We carefully consider…and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)
Xin lỗi người nhận email
Trong quá trình hợp tác và kinh doanh không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra một lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chân thành, bạn có thể tham khảo tại:
We regret / are sorry to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)
Please accept our sincere apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…)
We truly understand and apologize for…you are given due to… (Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…)
I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation. (Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.)
Đề cập đến tài liệu đính kèm
Thông thường, khi gửi email công việc, chúng ta thường đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo và nhắc nhở người nhận không bỏ lỡ phần này, bạn nên nói:
Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.)
Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.)
I am sending you…as an attachment. (Tôi đã đính kèm…)
Can you please sign and return the attached contract by next Monday? (Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 2 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)
>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc bằng tiếng Anh
Kết thúc email
Cuối cùng, để thể hiện thiện chí của mình, bạn không được kết thúc email công việc bằng một câu chào hỏi đơn giản khi liên hệ với người nhận bằng các phương tiện như:
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)
I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.)
Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…)
4. Review top 3 sách hướng dẫn viết email tiếng Anh hay
Đọc và Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Cuốn sách “Đọc và Viết Thư Bằng Tiếng Anh” của tác giả Hoàng Phúc là một cẩm nang cho phép chúng ta học cách viết thư trong Tiếng Anh một cách chính xác, trong những trường hợp nào, theo kiểu và cấu trúc nào. Cuốn sách sẽ cho bạn biết cấu trúc của một bức thư điện tử, cách viết một bức thư trang trọng, thông thường hay cách viết và phản hồi một yêu cầu, trao đổi thông tin, xác nhận…
English for Emails của Oxford
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, việc viết email không còn quá xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên, việc soạn thảo một email tiếng Anh đầy đủ và chuyên nghiệp trong công việc thì không phải ai cũng làm được.
English for Emails biết cách cấu trúc một email, cách viết một lá thư trang trọng và thông thường hay cách viết và trả lời thư yêu cầu, trao đổi thông tin, xác nhận …
Cuối sách có bài kiểm tra để các bạn tự kiểm tra lại kiến thức của mình. Hơn nữa, sách có kèm theo phần audio để bạn học dễ dàng hơn.
Ebook hướng dẫn viết email bằng tiếng Anh
Đây là một công cụ tuyệt vời cho những bạn thường xuyên phải sử dụng email cho công việc hay học tập. Một email trang trọng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và để lại ấn tượng tốt cho người nhận.
Trên đây là bài viết cung cấp đến bạn cách viết email bằng tiếng Anh và sách hướng dẫn chi tiết. Tailieuielts.com hy vọng bạn đã có thêm những thông tin hữu ích giúp bạn sẽ viết được một email phù hợp trong những công việc sau này.
Bình luận